Psikolog Robert Rosenthal ve okul müdürü Lenore Jacobson tarafından gerçekleştirilen Pygmalion in The Classroom (Sınıftaki Pygmalion) adlı öğretmen beklentisi etkisi deneyi, iş ve eğitim dünyasında oldukça önemli bir faktörü gündeme getirmiştir: “Geri Bildirim…”[1]
Çalışmada, akademik düzeyleri birbirine yakın öğrenciler iki gruba ayrılmıştır. Öğretmenlere bir grubun diğer gruba göre daha yüksek potansiyelli öğrencilerden oluştuğu (Hepsi yakın seviyede olmasına rağmen.) söylenmiştir. Gerçekte rastgele ve yakın düzeyde seçilen ama öğretmenlere yüksek potansiyelli denilen grubun bir yıl sonunda oldukça yüksek bir başarı gösterdiği, diğer grubun ise seviyesinde herhangi bir değişim gözlemlenmediği görülmüştür.
Burada rol oynayan en önemli faktör, öğretmenin öğrencilerin performansıyla ilgili beklentileri, geri bildirimleri, jestleri ve tutumlarıdır. Bunlar öğrencinin gerçekte kaydettiği başarılarda etkili olmuştur. Bu etki, özellikle erken yaşlarda daha belirgindir.
Robert Rosenthal’a göre çocukların bu gelişimi öğretmenlerin davranışlarındaki bilinçli ve bilinçsiz 4 faktöre bağlıdır; ortam, öğrenme miktarı, cevap fırsatı ve faydalı geri bildirim.
Ortam
Öğretmenler yüksek potansiyelli olduğunu düşündüğü öğrencilere daha sıcak bir ortam sunar.
Öğretme Miktarı
Öğretmenler, entelektüel çocuklara daha fazla materyal öğretir.
Cevap Fırsatı
Öğretmenler entelektüel çocuklara yanıt vermeleri için daha fazla şans verir. Daha uzun konuşmalarına izin verir ve cevaplarını şekillendirmeye yardımcı olur.
Geri Bildirim
Üstün zekalı çocuklar daha çok övülür ve onlara yanlış cevaplar için daha fazla ve farklılaştırılmış geri bildirimler verilir.
Bu 4 faktör okul hayatında olduğu gibi profesyonel iş yaşamında da geçerlidir. Bunların arasından geri bildirim ise hem eğitim hem de iş hayatında çok hassas bir noktada yer almaktadır.
Geri bildirim, insanların performansları hakkında aldıkları bilgilerdir. Ortaya koydukları performansların bir değerlendirmesini iletir. Marshall Goldsmith: “Geri bildirim bir hediyedir.” der. Birine olumlu bir geri bildirim verdiğimizde, ona sözlü bir ödül vermiş oluruz. İlk etapta da bu ödül davranışı yönlendirir ve motive eder.
Örnek olarak bir yönetici çalışanına gülümser ve raporu erken teslim ettiği için teşekkür ederse, gelecekteki raporların da erken teslim edilebilme oranı yüksektir.
Ya da bir çalışan, bir müşteriden harika bir iş çıkardığını duyarsa, o çalışanın gelecekteki müşterilere benzer şekilde davranması muhtemeldir.
Olumlu geri bildirim, tam olarak hangi performansın en önemli olduğunu gösterir. Çalışanlara kontrol ve başarı hissi verir. İnsanların gelecekteki performans hedeflerini belirlemelerine de yardımcı olur.
Olumsuz geri bildirim ise akıllıca kullanıldığında insanlara yardımcı olabilir. Olumsuz geri bildirimi kullanmak isteyebileceğiniz iki neden, geri bildirimi yönlendirmesi ve davranışı motive etmesidir.
Örneğin, bir çalışana geç kaldıklarını söyleyeceğimizi varsayalım. Bu durumda, çalışan yönetici ile bunun gibi başka bir konuşma yapmaktan kaçınmak ve artık zamanında gelmek için motive olur.
Olumsuz geri bildirimin belki de en önemli niteliği öğrenmeyi hızlandırmasıdır.
En önemli özelliği zamanında verilmesidir.
Faydalı Geri Bildirim Verirken Dikkat Edilmesi Gereken 7 Nokta[2]
1- Belirli Davranışa Odaklanma: Olumlu geri bildirim aynı zamanda spesifik ve davranışsal olmalıdır. Gri alan bırakılmamalıdır. Olumsuz geri bildirim alan birçok kişi genellikle davranışlarını savunma eğiliminde olacaktır. Spesifik olarak, sorunun tam olarak ne olduğu paylaşılırsa geri bildirim daha kolay anlaşılabilir. Olumsuz geri bildirim en çok spesifik olduğunda etkilidir. Olumlu geri bildirimleri de unutmayın. Spesifik, davranışsal ve neden bilgisini verirseniz performansı güçlendirirsiniz.
2- Kişisel Olmayan Tutum: Kişisel eleştiri ve yergiden kaçınmak geri bildirimleri kişisellikten çıkarmak için önemlidir. Geri bildiriminizi kişiselleştirmeyin. Hakaret etmekten ve birini savunmaktan kaçının. Gerçekten değiştiremeyecekleri bir konuyu değiştirmelerini istemeyin. Çalışan ya da öğrenci savunmaya geçerse, sorunu hemen çözün. “Bana katılmadığını biliyorum, sadece beni dinlemeni istiyorum.” veya “Konuyu tartışmak yerine, bir dahaki sefere farklı yapabilecekleriniz üzerinde çalışalım.” gibi geri bildirime odaklanan söylemde bulunabilirsiniz. Savunmaya yönelik bir yanıt alırsanız, tartışmaktan, inkâr etmekten kaçının. Özetle, kişisel geri bildirim vermekten kaçının. Bu hem olumsuz hem de olumlu geri bildirimler için geçerlidir.
3- Hedefe Yönelik Tutum: Yöneticiler genellikle çalışan için hedefler belirler. Bu hedefler üretkenlik hedefleri olabilir. Kişilerarası beceri hedefleri olabilir. Satış hedefleri veya daha fazlası olabilir. Öğrenciler için de sınav başarısı olabilir. Çalışan için bazı hedefler diğerlerinden daha önemlidir. Öğrenciler ve çalışanlara en önemli hedeflerini belirleme şansı tanıyın ve bu hedeflerle ilgili geri bildirim verin.
Özetle, insanların odaklanmaya bağlı olduklarını unutmayın. Bunları hatırlayın ve en önemli hedefleriyle ilgili geri bildirim verin.
4- En Uygun Zamanı Seçim: İhtiyacınız olan şey, her iki insanın zihninde de taze olduğunda geri bildirim vermektir. Geri bildiriminizi daha sonra değil, daha erken verin. Hemen geri bildirim vermek için elinizden geleni yapın. Fakat öğrenci veya çalışan durumla alakalı çok duygusal bir tepki durumunda ve geri bildirim almaya hazır değilse doğru zamanı bekleyebilirsiniz. Daha sakin ve ılımlı olduğu bir anda uygun geri bildirim verilebilir.
5- Anlayış Sağlayın: Geri bildirim sağlamanın tanımı çok basittir. Anlaşıldığınızı doğrulamak anlamına gelir. İnsanların bilgiyi özümsemekte zorlandıkları zamanlar vardır ve genellikle onu gerçekten duymak istemedikleri zamandır. Bu nedenle, geri bildirimde önemli noktaların anlaşıldığından emin olmak için doğrulama soruları sorabilirsiniz. Yanlış bir anlama varsa düzeltebilirsiniz.
6- Kontrol Edilebilir Bir Davranış Olduğundan Emin Olun: Geri bildiriminize sebep olan konunun çalışan tarafından kontrol edilebilir olduğundan emin olun. Eğer çözümü onun elindeyse daha adil olarak algılanacaksınız ve eğer bunu yaparsanız, çalışanınız liderliğinizi takip etmeye daha istekli olacaktır. Fakat onun kontrolü dışında olan bir durumdan dolayı geri bildirim verirseniz faydalı olmayacaktır. Hiç beklenmedik bir kazadan dolayı trafikte kalan ve işe geç kalan çalışana verilen geri bildirimle, dinlenme saatleri dışında çay/kahve molası veren çalışana aynı geri bildirim verilemez.
7- Geri Bildirimi Çalışana/Öğrenciye Uyacak Şekilde Uyarlayın: Yeterli performans gösteren çalışanlarınız veya öğrencileriniz belki de çok büyük ödüller kazanmayacak. Ancak onlar, yine de harika iş çıkarıyorlar. Onların spesifik ve davranışsal geri bildirime ihtiyaçları yoktur. Zaten yıllardır iyi gidiyorlar. Sizin asıl endişeniz bu insanları korumaktır. Yani iş tatminini sağlama, motivasyonunu yüksek tutma ve kurumda tutmaya çalışmaktır. Yeterli performans gösterenler, organizasyonların omurgasını oluşturur. Onlar olmadan işler bitmez. İşlerinden memnun olabilirler ancak bu çalışanlarla periyodik olarak sohbet etmelisiniz. Bu bir olumlu geribildirim biçimidir ve onları takdir ettiğinizi bilmelerini sağlar.
Düşük performans gösterenlere ise geri bildirim verirken bir yönetici olarak ödevinizi yaptığınızdan emin olun. Bu çalışanın ya da öğrencinin net hedefleri var mı? İşlerini yapmak için ihtiyaç duydukları şeye sahipler mi? Akranları onlara destek veriyor mu? İhtiyaçları olan eğitimi aldılar mı? Bunların tümü varsa, geri bildirim zamanı. Kötü performans gösterenler maalesef daha sık ve diğer gruplara göre daha özel geri bildirim ister. 80/20 Pareto Etkisi kuralı burada da geçerli. Kötü performans gösterenler, geri bildirim vermeye ayırdığınız zamanın yaklaşık %80’ini alacaktır.
Yeterli ve yüksek performans gösteren kişileriniz geri bildirim sürenizin yaklaşık 20’sini alacaktır.
Önemli: Duruma samimi bir şekilde ve iyi bir hazırlık ile yaklaşırsanız, profesyonel bir şekilde geri bildirim vermek için elinizden gelenin en iyisini yapmış olacaksınız. Bu hazırlık, davranışı değiştirme olasılığı en yüksek ve daha da önemlisi ilgili kişinin onurunu en çok koruyan yöntemdir. Hatalar muhakkak olacak ve her durum farklı yaklaşımlar gerektirecektir. Geri bildirim vermek, zamanla gelişen bir beceridir.
Unutmayın: Daniel Goleman’a göre limbik sistem en iyi üç koşulda öğrenir: Motive olduğumuzda, uzun süreli pratik yaptığımızda ve faydalı geri bildirim aldığımızda…
Ayrıca çalışmalar göstermiştir ki, spesifik ve zorlu hedefler, performansı belirsiz ve kolay hedeflerden daha iyi motive eder.
[1] Sosyolojiye Giriş II, İstanbul Üniversitesi – AUZEF
[2] Giving Helpful Feedback, University of Colorado Boulder
